Kontrole urzędów – 7 wskazówek

Kontrole urzędów zajmują czas i często powodują niepotrzebne zamieszanie.
Wiążą się z koniecznością zebrania wszystkich wymaganych dokumentów, oprowadzania inspektora po firmie, i wymianą pism pokontrolnych.

O wiele łatwiej przejść przez to wszystko, jeżeli zastosujemy tą sprawdzoną wielokrotnie receptę:

1.   Pierwszą rzeczą, jaką warto zrobić w momencie otrzymania informacji od kontroli, jest analiza protokołu z ostatniej wizyty danego urzędu. Jeżeli znajdują się jakiekolwiek niewykonane zalecenia – niezwłocznie je realizujemy.

2.   Zapewniamy inspektorowi asystę pracownika, który odpowiada w naszej firmie za audytowany obszar:

– Ta osoba posiada wiedzę, dzięki której może na bieżąco odpowiadać na pytania urzędnika. A łatwiej jest wyjaśnić sporne kwestie natychmiast niż później przekonać kontrolera do usunięcia uwagi z protokołu.

– Nasz pracownik zdobywa informacje z pierwszej ręki, dzięki której ustrzeże się błędów w przyszłości.

– Zwiększa się poczucie odpowiedzialności za wykonywane zadania, gdy pracownik obserwuje konsekwencje swoich błędów.

3.   Staramy się nie wchodzić w dyskusje przy błahych uchybieniach – zwłaszcza gdy nasza racja nie jest bezsprzeczna. Może to spowodować usztywnienie się stanowiska inspektora w ważniejszych kwestiach.

4.   Jeżeli w trakcie kontroli pojawią się nieprawidłowości, które możemy niezwłocznie usunąć – robimy to, oraz informujemy o tym fakcie urzędnika. Często  w takich sytuacjach uchybienie w ogóle nie pojawia się w protokole, lub pojawia się ze wzmianką, że zostało usunięte.

5.   Jeżeli sprawy idą naprawdę źle – nie ma na co czekać i warto skorzystać z fachowej wiedzy firmy, która specjalizuje się w danej dziedzinie.

6.   W wymaganym terminie składamy zastrzeżenia do protokołu pokontrolnego. Część zawartych w nim zaleceń może być dla nas praktycznie niewykonalna a wpisane są one do protokołu na wyrost.

7.   Realizujemy zalecenia protokołu pokontrolnego oraz omawiamy go z wszystkimi zainteresowanymi pracownikami.

Warto spojrzeć na zagadnienie z jeszcze innej strony. Kontrole urzędów wiażą się nie tylko zagrożeniem karą lub uciążliwymi zaleceniami. Można potraktować je również jako dodatkowe źródło informacji, o tym jak w firmie funkcjonują procesy. Oraz wskazują obszary ryzyk.

Spis wszystkich artykułów
 

Bezpłatny newsletter

Zapoznałem się z treścią zgody na przetwarzanie danych osobowych i oświadczam zgodnie z jej brzmieniem

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *