11 maja 2018

Optymalizacja procesów

Poniższe informacje mogą posłużyć jako wskazówki do samodzielnego zoptymalizowania procesu.  Stanowią też tylko przykładowe formy w jakich możemy wyświadczyć dla Państwa tę usługę. Wszystko zależy od Państwa potrzeb i uwarunkowań.
Obszar jest bardzo szeroki, dlatego poza poniższym – niewyczerpującym temat – opisie usługi, zachęcamy do śledzenia naszego bloga. Będą się tam pojawiały wpisy dotyczące tego zagadnienia.

 

Najbardziej popularne warianty realizacji usługi:

1. Optymalizacja i redukcja procedur.
2. Standaryzacja powtarzalnych zadań.
3. Optymalizacja złożonych i kosztownych procesów.

 

Optymalizacja i redukcja procedur.

Przegląd wybranych procedur pod względem:
– celowości
– aktualności
– stosowaną niezależnie od nich praktyką
– skuteczności i sprawności działania
 
1. Prace zaczynamy od zapoznania się z bieżącym brzmieniem procedur oraz uwagami kierownictwa firmy oraz pracowników, którzy mają się stosować do danej procedury.

2. Zapoznajemy się z tym, jak funkcjonuje w praktyce proces opisany w procedurze.

3. Moderujemy spotkanie zespołu i kierownictwa. Pracujemy w taki sposób, aby w nowym brzmieniu opisu procesu znajdowało się jak najwięcej uwag złoszonych przez zespół i kierownictwo. Służymy podczas spotkania własną wiedzą i doświadczeniem.

4. Redagujemy nowe brzmienie opisu procesu bądź proponujemy likwidację procedury.

5. Nanosimy ewentualne poprawki po uwagach ze strony Państwa firmy.

jeżeli zachodzi taka potrzeba:
6. Zajmujemy się przygotowaniem zespołu do pracy według nowego opisu danego procesu.
 

Standaryzacja powtarzalnych zadań

Jeżeli więcej niż jeden zespół wykonuje podobny proces a osiągają one różne rezultaty – szukamy przyczyn. Jeżeli przyczyny leżą po stronie organizacyjnej – wykonujemy optymalizację w następujący sposób:

– rozpisujemy proces na etapy

– badamy ile czasu trwa wykonanie pracy w poszczególnych etapach przez kolejne zespoły

– rysujemy opis procesu, wg. najlepszych praktyk w poszczególnych etapach realizowanych przez zespoły osiągające najlepsze rezultty.

– przedstawiamy wyniki Państwa Firmie

– korygujemy proponowany schemat o lokalne uwarunkowania

– przedstawiamy zoptymalizowany wzorcowy model lub modele o ile nie da się zastosować wszędzie tego samego modelu

– szacujemy potencjalną oszczędność czasu oraz środków

– po ustalonym okresie czasu wracamy aby dokonać pomiarów weryfikacyjnych. Na ich na podstawie wyliczamy rzeczywiste oszczędności

– proces możemy w ten sposób co jakiś czas optymalizować do momentu, gdy koszty optymalizacji przekroczyłyby  spodziewane korzyści.
 

Optymalizacja złożonych i kosztownych procesów

1. Zaczynamy pracę od poznania tego, jak u Państwa proces funkcjonuje w chwili obecnej.
Ustalamy z Państwem, jakie są Państwa oczekiwania odnośnie tego, jak proces ma funkcjonować.
 
2. Następnie szacujemy całkowity koszty przedwsięwzięcia w jednym lub kilku wariantach wprowadzonej zmiany. Bierzemy pod uwagę zwłaszcza:

– środki finansowe
– czas pracy poszczególnych pracowników lub ich grup
– zakupione, oddelegowane lub wyłączone z ruchu urządzenia
– przestrzeń budynków i oraz obszar terenów

 
3. Kalkulujemy korzysci z wprowadzonej zmiany w postaci:

– spodziewanych większych przychodów
– redukcje kosztów ekploatacyjnych
– oszczędniości czasu pracy poszczególnych pracowników lub ich grup
– odzyskana przestrzeń lub areał
– mniejsze zapotrzebowanie wykorzystania poszczególnych urządzeń w odniesieniu do kosztów ich ekploatacji oraz amortyzacji

 
4. Zestawiamy spodziewany przychody z kosztami. Jeżeli zachodzi taka potrzeba pozostajemy z Państwem w trakcie daszych etapów wprowadzania zmiany:

– zaplanowania procesu zmiany
– przygotowania zespołu na zmianę
– wyboru kontrahentow
– koordynacji pracy pracowników Państwa Firmy z pracownikami kontrahentów
– bieżące kontrolowanie postępów wprowadzanej zmiany
– kontrola zakończenia wprowadzania zmiany
– analiza rzeczywistych oszczędności po wprowadzeniu zmiany