11 maja 2018

Przeszkolenie księgowej do realizacji prostych zadań z zakresu rachunkowości zarządczej

Rachunkowość zarządcza, opiera się w znacznej mierze na informacjach, które znajdują się w księgowości. Pewne proste zadania, można obsługiwać w tym właśnie miejscu pod warunkiem, że nie będą powodowały tu nadmiernego obciążenia.
Do takich zaliczyć można generowanie zautomatyzowanych raportów, potrzebnych kierownictwu do podejmowania decyzji.  Korzyścią z takiego rozwiązania jest przede wszystkim oszczędność czasu, koniecznego do przekazywania danych pomiędzy jednostkami w firmie. Zmniejsza się też ryzyko opóźnień, w porównaniu do sytuacji, gdy kolejne osoby czekają na wykonanie akcji przez innych pracowników.

 

Aby dobrze wykonać dla Państwa tą usługę musimy:
1. Ustalić jakie raporty są Państwu potrzebne, w jakiej formie, jak często
2. Uprościć lub zautomatyzować proces ich tworzenia
3. Przeszkolić pracownika lub pracowników księgowości

 

1. Ustalenie Państwa potrzeb.

Przede wszystkim dowiadujemy się, z jakich raportów korzystacie Państwo w chwili obecnej. Kto je przygotowuje? W jakiej formie przedstawiane są informacje? Jak często tworzone są raporty? W jaki sposób mają być dostarczane?
Następnie poznajemy Państwa oczekiwania, odnośnie tego, jak chcielibyście Państwo, żeby proces raportowania wyglądał.

 

2. Uproszczenie lub automatyzacja procesu raportowania.

W pierwszej kolejności eliminujemy wszystkie raporty, z których już Państwo nie korzystacie. Następnie staramy się znaleźć takie raporty, na których powielane są te same informacje. Tworzymy skróty i formularze do generowania raportów (np. bardzo dobrze sprawdza się to w SAP – o ile używany jest w Państwa przesiębiorstwie). Piszemy makra do automatycznego przygotowywania raportów w Excel.
Następnie ustalamy z kierownictwem Państwa firmy, oraz z pracownikami księgowości – optymalny czas na przygotowywanie wszystkich raportów. Księgowość zazwyczaj działa w określonych cyklach – to znaczy, że w pewnych dniach miesiąca natężenie pracą jest większe a w pewnych mniejsze. Dostosowujemy kalendarz raportowania, tak żeby nie obciążać nadmiernie pracowników księgowości w okresach wzmożonej pracy.

 

3. Przeszkolenie pracowników księgowości.

Prezentujemy wszystkie raporty, których generowanie będzie należało do zadań księgowości. Pokazujemy z jakich aplkacji należy wygenerowć dane i w jaki sposób. Przekazujemy makra w Excel, które przetworzą dane do takiej formy, w jakiej oczekuje tego kierownictwo Państwa Firmy. Jeżeli zachodzi taka potrzeba – pozostawiamy instrukcje obsługi wraz ze zdjęciami ekranu. Dzięki nim, nawet nowy pracownik księgowości, będzie mógł dostarczyć raport – postępując krok, po kroku według schematu działania.